Privacybeleid | VMV Green

Laatst bijgewerkt op 5 augustus 2026

VMV Green BV hecht belang aan uw privacy. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer u onze website bezoekt of contact met ons opneemt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

VMV Green BV Industrielaan 9, 1070 Anderlecht, België Ondernemingsnummer / BTW: BE 0784.267.170 E-mail: info@vmvgreen.be Telefoon: +32 2 486 93 02

VMV Green BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor al uw vragen over dit beleid kunt u terecht op info@vmvgreen.be.

2. Welke gegevens verzamelen we?

2.1 Gegevens die u zelf aan ons bezorgt

Wanneer u ons contactformulier invult, ons belt of ons mailt, verwerken wij:

uw voornaam en achternaam
uw e-mailadres
uw telefoonnummer
het onderwerp waarover u informatie wenst
de inhoud van uw vraag
desgevallend de naam van de persoon of het bedrijf dat u naar ons doorverwees
de gemeente waar het project zich bevindt

Wordt u klant, dan verwerken wij daarnaast:

uw facturatie- en installatieadres
gegevens over uw woning en uw elektrische installatie die nodig zijn om een correcte offerte op te maken (daktype, oriëntatie, beschikbare ruimte, bestaande installatie)
uw jaarlijks energieverbruik, indien u ons dat bezorgt
uw EAN-nummer en meternummer, wanneer dat nodig is voor de aanmelding van uw installatie
uw facturatie- en betaalgegevens
uw rijksregisternummer of geboortedatum, uitsluitend indien een premie- of certificatendossier daarom vraagt

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

Bij uw bezoek aan deze website worden technische gegevens verwerkt zoals uw IP-adres, browsertype, taalinstelling, de pagina’s die u bezoekt en het tijdstip van uw bezoek. Meer daarover leest u in ons cookiebeleid.

2.3 Wat we niet verzamelen

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, politieke of religieuze overtuigingen) en richten ons niet op minderjarigen.

3. Waarom verwerken we uw gegevens?

Doel	Rechtsgrond
Uw vraag beantwoorden en een offerte opmaken	Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten ervan (art. 6.1.b AVG)
Werken uitvoeren, plannen en opvolgen	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
Facturatie en boekhouding	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Aanmelding van uw installatie bij de netbeheerder en aanvraag van keuring	Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst
Garantie- en serviceopvolging na oplevering	Gerechtvaardigd belang: onze klanten verder kunnen helpen (art. 6.1.f AVG)
U informeren over onderhoud of nieuwe mogelijkheden voor uw installatie	Gerechtvaardigd belang, of uw toestemming wanneer het om commerciële berichten gaat (art. 6.1.a en f AVG)
De website beveiligen en verbeteren	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

Wij gebruiken uw gegevens nooit voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u.

4. Met wie delen we uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ons helpen onze dienstverlening te leveren, en enkel voor zover dat nodig is:

Cloudflare, Inc. — hosting van deze website en aflevering van de pagina’s
Zoho Corporation — ons CRM-systeem voor klantenopvolging en offertes, en onze e-mail
Ons eigen klantenportaal (op een eigen server) — hier komt uw aanvraag via het contactformulier binnen, en van hieruit sturen wij u de bevestiging en maximaal twee herinneringen om zelf een plaatsbezoek in te plannen. Boekt u een afspraak, dan staat die hier ook.
Atlassian (Trello) — opvolging van binnengekomen aanvragen tot ze in het CRM staan
Google (Agenda) — onze agenda, waarin een plaatsbezoek dat u boekt komt te staan met uw naam en contactgegevens
Teamleader — offerte- en facturatiesoftware, inclusief digitale ondertekening via CloudSign
Onze boekhouder — voor de wettelijk verplichte boekhouding
Erkende keuringsorganismen — voor de wettelijk verplichte keuring van uw installatie
Uw netbeheerder (Fluvius) en, indien van toepassing, uw energieleverancier — voor de aanmelding van uw installatie
Leveranciers en onderaannemers — uitsluitend de gegevens die zij nodig hebben om te leveren of te plaatsen
Onze verzekeraar en, in geval van geschil, onze raadsman — enkel wanneer dat noodzakelijk is

Met elke verwerker die voor ons gegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Situatie	Bewaartermijn
Vraag via het contactformulier die niet tot een offerte leidt	12 maanden
Offerte die niet tot een opdracht leidt	3 jaar
Klantendossier en installatiegegevens	10 jaar na oplevering, in functie van de tienjarige aansprakelijkheid
Facturen en boekhoudkundige stukken	7 jaar, zoals wettelijk verplicht
Gegevens voor commerciële berichten	Tot u zich uitschrijft

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Concreet betekent dat onder meer: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang tot systemen met tweestapsverificatie, en toegang tot uw dossier enkel voor wie er beroepshalve mee moet werken.

Merkt u toch een probleem op, of vermoedt u dat uw gegevens niet veilig zijn? Laat het ons weten via info@vmvgreen.be — we behandelen zo’n melding met voorrang.

7. Welke rechten hebt u?

U hebt het recht om:

inzage te vragen in de gegevens die wij over u verwerken
verbetering te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens
verwijdering te vragen van uw gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bijhouden
beperking van de verwerking te vragen
bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang
uw gegevens over te dragen in een gangbaar digitaal formaat
uw toestemming in te trekken, wanneer de verwerking daarop gebaseerd is

U oefent deze rechten uit door te mailen naar info@vmvgreen.be. Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen, kunnen we u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen één maand.

Commerciële berichten kunt u altijd stopzetten via de afmeldlink onderaan zo’n bericht, of door ons een mail te sturen.

8. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — we lossen het liefst rechtstreeks op. U hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be — +32 2 274 48 00 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze werkwijze of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij onze klanten actief op de hoogte.